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黄河科技学院财务报销细则(修订稿)
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黄河科技学院财务报销细则(修订稿

 

   第一条 为进一步加强财务管理,规范财务报销及结算手续,方便广大教职工办理报销业务,提高工作效率,根据《中华人民共和国会计法》和《高等学校财务制度》的有关规定和学校实际情况,特修订本细则。

第二条 报销单及原始票据的要求

一、各类开支报销时,一律使用财务处印制的报销单,必须由财务主管校长审批,批准人、经办人、部门负责人、验收人手续齐全。部门(项目)负责人应对本部门(项目)经济活动的真实性、合理性和合法性负责。
   
二、原始票据的要求: 

1、发票:所有票据必须是合法的正式发票,报销的发票必须有税务机关统一印制的发票监制章并加盖收款单位的“财务专用章”或“发票专用章”,并且在税务机关规定的发票使用有效期内方为有效,除定额票据外,其余票据都必须是经复写纸一次性套写清楚的票据。不允许出现收据或白条。(特殊情况需事前请示或报上一级主管领导同意可以特殊处理)。凡是购买物资或物品的发票或清单上要有明确的数量、单价,购物名称不能笼统地填写(“礼品”、“办公用品”、“食品”、“文具”、“日用品”等字样);购物品种较多且发票无法一一写明的,可附电脑小票或购物清单,清单应加盖出票单位公章,否则不予报销。
    
发票上的要素要完整:发票必须填写日期、品名(外文发票,要译成汉文)、数量、单价、合计金额、大小写金额及客户名称(客户名称为“黄河科技学院” )。金额大小写必须一致,不得涂改;成批购置商品须附销货清单,并加盖单位财务专用章或发票专用章。定额发票必须填写:客户名称(客户名称为“黄河科技学院”)、经营项目、日期。   

2、事业收据:必须有省或市级财政部门统一印制的收据监制章并加盖财务专用章。

3、一式几联的原始凭证,只能以 “报销凭证”作为报销单据。

4、对部门自制的领款凭证,应有经手人、部门负责人、该部门主管校领导、主管财务校领导签字,并按凭证中的具体内容填写齐全。

5、复印件不得作为报销凭证。

第三条 报销票据的粘贴

原始票据的粘贴:交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧贴粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。
  原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额,分门别类进行粘贴,不能混合粘贴。

第四条 报销的手续要求

一、必须按规定取得或者填制合规合法的原始凭证,办理报销支出业务。否则不予报销。

二、报销的各类单据,必须注明支出用途和列支渠道。在遵守国家财经法规和学校规定的前提下,财务部门对各类支出按规定标准和开支渠道予以报销。对超预算的支出,在按规定程序增加预算指标前一律不得报销。

三、零星工程、安装及基建工程的报销:

1、各单位维修、装修等零星工程项目的报销,按《黄河科技学院零星工程报销管理规定》执行。附:《黄河科技学院零星工程报销管理规定》。

以上项目的报销均需经校有关领导审批。

2、各单位安装、基建工程项目的报销,严格按合同规定的结算办法执行,支付工程款第一次提供发票的同时应提供合同。在新区的安装、基建工程项目原则上施工单位应按税务部门的规定到施工所在地税务部门代开发票。合同没有规定结算办法的参照零星工程报销结算办法执行。在建项目竣工结算时应附竣工结算报告和验收报告、施工方应提供正规发票。经校有关领导审批后财务处方可办理付款结算手续。

四、固定资产购置的审批:各单位购置仪器设备,由使用部门报请校领导批准后,必须由学校设备主管部门统一采购,不论经费来源,必需经设备处办理验收入库;仪器设备验收合格后,经学校资产管理部门办理固定资产登记手续,方可到财务处办理报销手续。各单位购置一般设备,必须由使用部门提出申请,无论经费来源,必需由后勤集团统一采购并办理固定资产入库后,由使用部门办理出库,凭原始发票、出库单及报销单办理报销手续;不需出入库的设备,必需由后勤集团统一管理。

五、礼品的报销:因工作特殊需要,需赠送有关部门人员或客户礼品的,须经校长同意由新闻中心统一采购,个人不得私自赠送礼品。确有特殊情况的,由经办单位负责人、校长签字后到财务处报销。

六、领取劳务费、值班费、临时工工资、酬金等,均需填制领款单据,并按人造册,注明人数、标准、工作天数,必需经领款人本人签收。(见附表)

七、凡凭证中涉及到多人领款的,为保证资金安全,明确责任,分别必需经领款人本人签字,不能一人代签。

八、如果发票或收据发生遗失,应当取得原发票单位盖有公章的证明书(并附原发票存根复印件并加盖公章)并有经办人、验收人签字,校领导批准后,才能作为原始凭证。

第五条 借款、报销流程

一、借款流程

员工因公借款时,借款人填写借据金额和详细用途,经部门主管签字,交财务处统一报校长审批后,由财务处通知借款人提前预约借款。

二、报销流程

员工因公报销时,先填写报销单据,经部门领导签字;购买实物的必须验收入库,票据交财务处审核后(审核票据的合法性和合理性,审核原始凭证要素是否齐全,对填写不全的要求补齐;对不正确的予以更正)报校长统一审批。报销单经校长审批后,财务处通知当事人到财务上报销,对于不符合会计制度的不予报销。有借款的先冲借款,而后多退少补。对于审核通过的票据,会计人员填制会计凭证,出纳人员根据填制好的会计凭证复核付款。对个人支付的结算起点(1000元人民币)以下的零星支出支付现金外,其余转账支付。

第六条 关于差旅费报销的要求

一、公出人员出差期间,因公购买的邮票、电话费,办公用品、邮寄费等,报销时,须写明用途,由经办人和批准人签字后单独报销。

二、公出人员的差旅费,必须按照学校的标准报销。各种单据金额要清楚,日期要准确,内容要完整,按旅途顺序将出发和到达地点、时间、票价等准确填写“差旅费报销单”内。

三、凡集体出差领取差旅费补助时,必须责成专人负责报销,报销时应填写具体名单。

四、职工出差借款凭证,必须附在记账凭证单后,还借款时,应当另开收据不得退还借款收据。

五、对丢失而确实无法取得证明的火车、轮船、飞机等凭证和出差期间的住宿费发票参照《黄河科技学院工作人员差旅费管理规定》执行。

第七条 业务招待费报销规定
   
业务招待费是指因工作需要招待客户和有关部门人员而发生的费用。招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由,来宾部门及随行人员。

第八条 市内交通费报销规定

凡市内办理公务的人员,一般只能乘坐市内公共汽车,特殊情况下需要乘坐出租车的,事先必须取得部门的批准。所有因公报销出租车费用的员工,必须在出租车票背面注明往返地点及用车事由,报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费,不得将个人上下班交通费混同报销。

第九条 关于借款和备用金管理的规定

一、借款人必须是我院有工资关系的正式人员。

二、如在我院没有工资关系的正式人员因特殊情况需要借款的,必须由正式人员给以经办,并由经办人员负责督促还款,经办人员赋有担保责任。

三、凡集体出差,必须责成专人借款,并由专人负责还款清账。

四、对借款人因公确需借款的,财务人员将对借条给以记账,不再归还借据,报销或还款时给予开具还款收据。

五、备用金管理

管理部门公务较多,经常需用现金的人员可申请实行定额备用金制度,即可预支保证公务合理需要的一定限额备用金,报销时可不抵借支,直接支取现金。实行定额备用金制度的人员须经财务主管校长和校长批准。年1231日前,除12月下旬借支的以外,其余所有个人借支的备用金都必须结清归还,逾期不还的,一次或分次从工资中扣回。

第十条 借款或代垫款项的清理报销期限

一、办公或零星购置借用的小额现金或支票,借出一周内必须办理报销。

二、因公出差借用的差旅费,返校十日内必须办理报销。

    三、预借支本单位教职工的奖金、酬金、津贴、补贴、劳务费等款,借出十天内必须办理报销。

四、预付订货款、预付工程款或预付其他外单位款项,在设备物资到货验收、工程结束验收,所办公务结束后十五日内必须办理报销。

五、因特殊原因,不能按时报销的,由经办人写出书面材料,经单位领导签署意见后,到财务处协商延长期限。否则财务人员将从次月起直接从其工资中扣除。并暂停止本部门借款手续。

六、各类借款、预付款、代垫款,凡不按本规定清理报销,造成账目混乱,无法清理,或单据丢失无法报销,或呆账损失者,由经办人和单位负责人承担一切经济责任。

七、凡借用公款挪作私用,或将应退余款移作私用者,一经查出,将报请院领导视情节轻重,给予不同的行政处分。

八、借用公款的人调动单位或离校者,如一时尚难报清者,应由单位负责人指定专人负责接办,接交双方应到财务处办清手续。对不办手续的,原单位不得放行,财务处可拒绝在人事处的调动工作或离校通知单上签字。

九、借款要按用途使用,未按借款用途使用的,不予报销。特殊情况必须写出书面说明,经财务处长批准后方可报销。

第十一条 下列情况不予报销

一、非法涂改、辨认不清、用钢笔书写、内容与实物不符、大小写不一致和违反财经纪律的单据。

二、丢失的单据已无法取得证明和无法证实其支出金额的。

三、违章罚款、滞纳金、违约金及其他因当事人过失而造成的经济损失或浪费(重大事故赔偿费由学校审定处理)

四、旅途中不按规定级别乘坐交通工具费,住宿费,以及因私绕道乘车或游山玩水的车船票、住宿费、没有理由的空床费和退票费。

五、其他不符合国家规定开支标准的单据。

六、自行剪下兑奖联的发票为无效票据,财务不予报销。已兑奖发票须将所兑奖金额上缴财务后,方可报销。

七、客户名称不是“黄河科技学院”的不予报销;跨年度票据不予报销。

八、未经主管领导及校领导预先批准的旅游景点的门票不予报销。

第十二条 报销时间的规定

一、报销金额超过现金1000元的需提前一个工作日预约。

二、现金报销时间:周一至周五上午10001130

下午14301630(夏季15001700)。

第十三条 根据中国人民银行发布的《现金管理暂行条理》规定,我校可以在下列范围内支付现金
   
一、职工工资、津贴;
   
二、个人劳务报酬;
   
三、根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;
   
四、各种劳保、福利费用以及国家的对个人的其他支出;
   
五、向个人收购农副产品和其他物资的款项;
   
六、出差人员必需随身携带的差旅费;
   
七、结算起点(1000元人民币)以下的零星支出;
   
八、中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
  除上述情况可以现金支付外,其他款项的支付应通过银行转账结算。如有特殊情况,需经校长特批后方可支付现金。

第十四条 处罚规定

对弄虚作假、虚报冒领,违反规定的,给予经济和行政处罚,并通报全校。

第十五条 本细则由财务处负责解释和修订。

第十六条 本细则自公布之日起施行。   

 

 


 
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黄河科技学院 财务处